Iedere vorm van informatie die direct of indirect te herleiden is naar een natuurlijk persoon betreft een  persoonsgegeven. Voorbeelden van persoonsgegevens welke door Koopman worden verwerkt zijn:

- (Bedrijfs-)Naam, contact- of adresgegevens;

- Burgerservicenummer;

- E-mailadres en telefoonnummer;

- Gegevens van een apparaat die u heeft gebruikt om de website te bezoeken, zoals een IP adres.

Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verzameld en/of verwerkt door Koopman. 

1. Inzake het sluiten van een (mogelijke) overeenkomst, het inplannen van een gesprek, het sturen van een offerte of het verwerken van klachten, zal door Koopman persoonsgegevens worden verwerkt.

De wettelijke grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken betreft: toestemming en uitvoering van een overeenkomst. Deze grondslag geldt tevens voor de fase voordat een overeenkomst wordt gesloten.

2. Om te kunnen factureren en incasseren zal Koopman persoonsgegevens verwerken. Deze gegevens worden conform de wettelijke bewaartermijnen bewaard.

De wettelijke grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken betreft: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting.  

3. Wanneer er wijzigingen doorgevoerd worden in de dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring, overige belangrijke zaken óf om eigendommen te beschermen, de privésfeer te beschermen, iemand aansprakelijk te kunnen stellen voor schade, computersystemen goed te beveiligen en te beschermen, zorgplichten na te komen voor werknemers en/of klanten, dan zal Koopman daarvoor persoonsgegevens verwerken.

De wettelijke grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken betreft: gerechtvaardigd belang.  

1. Bezoekersregistratie compound locaties

In verband met strenge beveiligingseisen en in verband met calamiteiten, zal een bezoeker worden gevraagd zich te legitimeren voordat een compoundlocatie van Koopman betreden kan worden. Een naam en nummer van een identiteitsbewijs zal worden gekoppeld aan een bezoekerspas. Koopman bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het doel te bereiken die in deze privacyverklaring staat beschreven. Ook bewaart Koopman niet langer gegevens dan staat beschreven in wet- en regelgeving.

De wettelijke grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken betreft: wettelijke verplichting.

2. Informatie mailbox en telefoongesprekken

Ontvangen informatiemailberichten worden gelezen en zo spoedig mogelijk afgehandeld. Deze mailberichten worden na afhandeling verwijderd. Telefoongesprekken worden door Koopman niet opgenomen.

De wettelijke grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken betreft: gekregen toestemming.

3. Auditorapp

De auditorapp wordt gebruikt voor het digitaal afnemen van de kwaliteitsaudits. Deze audit is noodzakelijk voor een goed proces bij de klant. De gegevens die worden opgeslagen voor de audit betreffen:

- Kenteken van de vrachtauto;

- Het specifieke nummer van de truck (autonummer);

- Kwaliteitsoordeel;

- Eventueel foto’s die zijn gemaakt tijdens de audit.

In een centrale database wordt de genoemde data opgeslagen en gebruikt voor analyses en kwaliteitsdoeleinden voor het beoordelen van partners en charters.

De wettelijke grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken betreft: uitvoering van de overeenkomst.

4. Charterapp

De charterapp wordt gebruikt voor het versturen van ritopdrachten en de statussen van de ritopdrachten naar partners en charters. Enkel tijdens het uitvoeren van een rit worden er gegevens verzameld in de app. De chauffeur activeert de app zelf op de momenten van laden en lossen. De gegevens die worden opgeslagen voor de charterapp betreffen:

- De laad- en loslocaties;

- Kenteken van een vrachtauto;

- De VIN-nummers van de te vervoeren voertuigen;

- De klantnamen;

- De locatienamen en locatieadressen;

- De naam van de chauffeur.

In een centrale database wordt de genoemde data opgeslagen en gebruikt voor analyses en kwaliteitsdoeleinden.

De wettelijke grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken betreft: uitvoering van de overeenkomst.

5. Camerabewaking

Om de veiligheid van medewerkers en bezoekers te garanderen en de goederen van de klanten te kunnen bewaken, staan er op diverse locaties van Koopman camera’s opgesteld. De camerabeelden worden automatisch na een termijn van 6 maanden verwijderd of eerder indien de camerabeelden worden overschreven.

De wettelijke grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken betreft: gerechtvaardigd belang.

Koopman gebruikt functionele, analytische en tracking cookies met een puur technische functionaliteit, zodat de website werkt zoals bedoeld is. Tijdens het bezoek aan de website worden deze cookies aangemaakt en geraadpleegd door de systemen van Koopman.

Voor meer informatie over cookies wordt verwezen naar de cookieverklaring van Koopman.   

Koopman heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om  persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies.  

Koopman werkt inzake het uitvoeren van overeenkomsten samen met verschillende leveranciers en partners die: 

- Reviews verzamelen;

- Het e-mailverkeer en de nieuwsbrieven afhandelen;

- Reguliere zakelijke e-mailverkeer beheren;

- De betalingen & incasso’s afhandelen;

- De software beheren;

- De Auditorapp beheert;

- De webhosting verzorgt;

- De boekhouding verzorgt;

- De overeenkomst uitvoert of goederen levert.

Alle partijen die persoonsgegevens voor Koopman verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien, tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring. Koopman werkt alleen samen met partners die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving. 

Doorgifte buiten de EU

Koopman deelt geen persoonsgegevens buiten de EU of aan een internationale organisatie, tenzij specifiek met een betrokkene overeengekomen.

Logistieke dienstverlening

Om de overeenkomst uit te voeren heeft Koopman samenwerkingen met partners, charters of andere ingehuurde derden. Om de werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren en het doel te bereiken, is Koopman genoodzaakt om persoonsgegevens met deze derden te delen.

Medewerking aan fiscaal en wettelijk onderzoek

In het geval dat Koopman op grond van een wettelijke verplichting wordt gehouden tot het delen van persoonsgegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege, dan zal in een dergelijk geval Koopman gedwongen zijn gegevens te delen. Koopman zal altijd eerst proberen om binnen de mogelijkheden die de wet biedt zich daartegen te verzetten.

Bewaartermijn

Op grond van de wettelijke bewaarplicht worden gegevens bewaard voor de duur van 7 jaar. Deze tijd voor het bewaren van gegevens gaat in vanaf het moment dat de opdracht voor u is afgerond. Na de bewaartermijn van 7 jaar worden uw gegevens verwijderd, tenzij uit de wet anders bepaald.

Uw rechten

U heeft als betrokkene het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te corrigeren, te laten verwijderen of over te dragen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Koopman.   

Een verzoek tot uitoefening van uw recht kunt u sturen naar privacy@koopman.nl. De gegevensverwerking zal worden gestaakt in afwachting van de afhandeling van uw verzoek of bezwaar.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, verzoekt Koopman u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Indien uw verzoek betrekking heeft op een cookie dan vraagt Koopman deze ook mee te sturen. Koopman reageert zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

Koopman wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Melden van een datalek

Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt, dan houdt Koopman zich aan de meldplicht datalekken en meldt Koopman dit datalek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht u een datalek ontdekken dan verzoekt Koopman u vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat u het datalek heeft geconstateerd met Koopman te delen door een e-mail te sturen naar privacy@koopman.nl. Koopman zal dan zo spoedig mogelijk actie ondernemen. 

Aansprakelijkheid

Koopman heeft geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden. Voor het overige gelden de regels van de AVG en het Burgerlijk Wetboek.

Wijzigingen in deze verklaring

Koopman heeft het recht om te allen tijde de inhoud van deze privacyverklaring aan te passen. Dit mede om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving of wijzigingen binnen het bedrijf. Als de nieuwe privacyverklaring gevolgen heeft voor de wijze waarop de reeds verzamelde gegevens worden verwerkt, dan wordt u daarvan tijdig op de hoogte gebracht. Koopman streeft er naar om te allen tijde de meest recente versie van de privacyverklaring op de website te publiceren.

Contact

Heeft u verder nog vragen en/of opmerkingen?

U kunt contact opnemen via de e- mail: privacy@koopman.nl of per post: 

Koopman Logistics Group B.V. Lelystraat 2, 9351 VE  LEEK